Убедить партнера, что оплата поступит своевременно после поставки продукции, выполнения работ или оказания услуг, поможет гарантийное письмо об оплате. Оно является разновидностью деловой переписки между организациями и подтверждает намерения оплаты в будущем, после предварительного исполнения обязательств партнером по сделке. Гарантийное письмо является основанием для внесения в договор такого условия оплаты, как отсрочка платежа. Составлением данного документа могут заканчиваться преддоговорные переговоры.

Прежде чем написать гарантийное письмо об оплате, ознакомьтесь с правилами его составления. В крупных организациях имеются специальные инструкции по делопроизводству, которые содержат обязательные требования к оформлению деловой переписки. Существуют программы, которые облегчают делопроизводство в организации и предлагают систему управления документооборотом с разработанными формами документов. Если у вас небольшая компания и нет локальной инструкции по делопроизводству, рекомендуется применять общие правила ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов ».

Возьмите фирменный бланк организации или поставьте угловой штамп с реквизитами вашего предприятия на листе бумаги слева. Справа вверху напишите адресат, кому вы отправляете письмо. Если вы не знаете, кто конкретно занимается финансовыми вопросами в организации, ваше письмо будет адресовано компании в целом. Ее наименование пишите в именительном падеже. Если указываете должность и ФИО получателя, то в дательном падеже. Наименование организации входит в должность. Затем следуют инициалы и фамилия. Если полностью, то в такой последовательности: фамилия – имя – отчество. Обращение «господину» (сокращенно «г-ну») является необязательным, но подчеркнет уважительное отношение. Слева указываете исходящий номер и дату документа, под ними пустой реквизит для входящего номера и даты получения. Ниже по центру по старой привычке многие указывают название документа – гарантийное письмо об оплате. По современным правилам название не указывается. Далее сдержанно и объективно изложите суть письма. В конце подпись руководителя и главного бухгалтера, печать организации.

Смотрите на нашем сайте.

В тексте письма укажите сумму и сроки оплаты, предмет договора (какой товар, работа или услуга), банковские реквизиты и юридические адреса сторон сделки. В конце текста используйте фразу «оплату гарантируем».

Используйте официальный стиль изложения, простые конкретные предложения. Не употребляйте причастные и деепричастные обороты. Избегайте расплывчатости фраз и долгих рассуждения. Иначе ваш адресат не поймет суть вашей просьбы или усомнится в ваших гарантиях. Доброжелательность и искренность помогут настроить партнера на принятие утвердительного решения в вашу пользу. Жаргон, архаизмы (устаревшие, неупотребляемые слова) и двусмысленные слова не для деловой переписки. Пишите грамотно и без ошибок. Обычно принятие важных решений требует быстрой доставки информации. Почтой письма идут долго. Поэтому письмо вначале отправляют факсом. Получатель использует факсовую копию, пока не придет оригинал документа почтой. Распространен обмен письмами посредством интернета. Оригинал документа с печатями и подписями сканируют и отправляют через е-mail.

Правильно составленное гарантийное письмо об оплате и добросовестное исполнение взятых обязательств создаст хорошую репутацию вашей компании и будет залогом выгодного долгосрочного сотрудничества с деловыми партнерами.

Возможные варианты его предназначения:

1. отправитель гарантии «Об оплате задолженности» или «О подтверждении оплаты» подтверждает, что обещанные им денежные средства будут выплачены им в полном объеме. Определенный срок выплаты в этом же сообщении и указывается.

   Такой документ часто используют те участники рынка, которые испытывают затруднения с выполнением своих обязательств, например – не могут своевременно оплатить поставленные товары из-за возникновения форс-мажорных обстоятельств. Сообщение такого типа должно содержать подписи руководителя и главного бухгалтера организации.

   На фото представлен пример документа:
   

2. Документ «О предоставлении юридического адреса» составляется, при наличии соответствующей договоренности, потенциальным арендодателем, по просьбе заинтересованной в этом стороны, не имеющей собственного, или уже оформленного в аренду, помещения. Сообщение такого типа должно содержать информацию относительно прав собственности и характеристик подлежащего последующей аренде объекта недвижимости.

   Письмо предоставляется в налоговую инспекцию, так как, согласно правилам государственного учета, при регистрации организации требуется указание данных ее фактического местоположения (адреса), которые и будут впоследствии ее юридическим адресом.

   На картинке представлен образец документа:
   

3. Гарантийное письмо в банк применяется в качестве одного из способов обеспечения кредитного договора. Срок действия подобного обязательства должен быть увеличен на 15-20 дней больше от окончательной даты погашения кредита.
4. В гарантии «О выполнении работ» должно быть: описание вида работы, соответствие ее результатов определенным стандартам, (например – ГОСТу), конкретный срок ее выполнения, адрес объекта недвижимости и другие данные.

   На картинке представлен пример документа:
   
   ва гражданину другой страны – для предоставления его в УФМС, или – может понадобиться студенту, для предоставления его в учебное заведение.

   Ниже можно увидеть пример заполненного документа:
   
   

   Значение и составление

   Что дает его составление? Несмотря на то, что гарантийное письмо содержит печать организации и подписи ответственных лиц – руководителя, а в отдельных случаях и главного бухгалтера, оно, тем не менее, не относится к документам юридического значения, которые могут быть использованы в суде в качестве доказательства .

   Такое сообщение может быть представлено в судебном разбирательстве, но только в исключительных случаях, которые здесь не рассматриваются.

   Подготовкой, или – составлением подобных документов в организации занимается секретарь или опытный делопроизводитель. Квалификация специалиста подразумевает знание необходимых правил оформления таких бумаг.

   В процесс его создания входят такие этапы, как:

   • подготовка проекта письма;
   • согласование его с ответственным лицом;
   • регистрация и отправка адресату.

   Если возникает необходимость передачи информации более обширного объема, то все, относящиеся к документу страницы, должны быть прошиты и пронумерованы.

   Входящие гарантийные сообщения регистрируются и подшиваются.

   Физические лица, или ИП, вполне могут написать гарантию в произвольной форме, используя при этом обычный бумажный лист формата А-4. Крупные организации, как правило, применяют для этой цели стандартные, предварительно изготовленные бланки, содержащие логотип, реквизиты компании. Наиболее солидные компании стремятся использовать бланки, изготовленные типографским способом.

   Обязательные пункты юридического документа

   Несмотря на то, что законодательством не установлен четкий регламент оформления таких бумаг, определенные, устоявшиеся стандарты все же существуют.

   Обязательными для гарантийного письма любого типа будут следующие элементы его структуры:

   1. реквизиты отправителя, куда должны быть включены следующие данные: адрес организации, номера телефонов (факсимильной связи), адрес электронной почты, адрес сайта организации, номера ИНН, а также ОГРН (основной государственный регистрационный номер).

      Такой набор реквизитов является минимальным для бланка письма и обязательно должно быть оставлено поле для проставления исходящего номера документа.

   2. Заголовок не должен быть слишком длинным. Правила деловой переписки предполагают использование в качестве начальной буквы о (об), но возможны и другие варианты. Можно написать «Гарантийное письмо», а можно просто указать тему сообщения.
   3. Текст письма, или – его основное содержимое, должен начинаться с обращения, которое принято выражать в форме «Уважаемый». Выравнивание текста лучше производить по центру.
   4. Подпись проставляется от руки, располагаясь после напечатанной на официальном бланке информации относительно должности ответственного лица.

      Если подпись оставляет доверенное лицо, то в приложении к письму должна присутствовать доверенность, подтверждающая полномочия на подписание документа.

      Затем должна быть поставлена печать организации.

   Если присутствуют приложения к письму, то информация об этом располагается в его левом нижнем углу.

   Следует учесть, что правила составления подобного сообщения не допускают в его тексте:

   • сокращений;
   • эмоциональности;
   • использования разговорных выражений, жаргона, просторечия или сленга;
   • наличия ошибок, а также исправлений или помарок.

   Неуместными будут слишком длинные послания. Крайне желательно, чтобы текст письма содержал четкие и лаконичные формулировки, исключающие двусмысленность их понимания. Стиль изложения, выдержанный в спокойном, нейтральном тоне, будет лучшим вариантом.

   Гарантийное письмо является частью деловой переписки и предназначено как для подтверждения выполнения взятых на себя ранее обязательств, так и для соответствия каким-либо условиям. Этот официальный документ, как правило, не обладает юридическое силой для предоставления его в суде в качестве доказательства. Для подобных бумаг существуют определенные, устоявшиеся правила относительно их структуры и составления.

   Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Гарантийное письмо предназначено для предоставления адресату письменных гарантий с подтверждением обещаний или условий, намерений или действий отправителя, так или иначе связанных с интересами адресата.

Гарантийное письмо может быть адресовано организации или физическому лицу. Само слово "гарантия" может не фигурировать в тексте письма, тем не менее, письмо будет оставаться документом, содержащим гарантии. В гарантийном письме в гарантироваться могут, например, оплата за выполненную работу, сроки ее выполнения работ, качество выполнения работ, качество поставляемого товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т. п. Чаще всего такие гарантии требуются, если одна из сторон не уверена в том, что определенные договоренности будут выполнены. Эти пункты могут составить содержание всего письма или быть его составляющей. Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера, т.е договорам и дополнительным соглашениям.

Чаще всего гарантийные письма предоставляются для подтверждения факта оплаты. В этом случае обязательным является указание ссылки на номера договора или счета, согласно которым должна быть произведена оплата. В тоже время гарантийное письмо может быть документом и для третьих лиц. Например при регистрации юридического лица, достаточно гарантийного письма на предоставление юридического адреса, так как заключение договора аренды офиса не возможно. Так же гарантийное письмо может быть принято и банком, как обеспечение кредита. Письмо в этом случае будет подтверждением того, что адресат получит необходимую сумму для его погашения.

Гарантийное письмо отличает ясность, точность и однозначность формулировок - поскольку в нем идет речь о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. В нем обязательно указывается вид операции, а иногда и полная процедура, которая будет произведена.

Гарантийные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, к примеру: "Настоящим письмом гарантируем...". В иных случаях гарантийное письмо может содержать изложение причин, которыми вызвано намерение автора заявить о своей готовности предоставить адресату определенные гарантии. В этом варианте соответствующее заявление формулируется в заключительной части, например: "Оплату гарантирую" или "Своевременную и полную оплату гарантируем".

Характерной чертой данного вида письма является наличие наряду с подписью автора (чаще, директора организации) подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные денежные вопросы. В случае, если гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за покупку, оказанную услугу и т. д., то в письме обязательно указываются банковские реквизиты организации-плательщика.

К характерным фразам гарантийного письма можно отнести следующие:

• Гарантируем...
• Гарантируем, что...
• Компания "Партнер" гарантирует...
• Подтверждаем, что произведем оплату
• Просим выслать в наш адрес наложенным платежом...
• Оплату в срок.... гарантируем...
• Настоящим гарантируем...

Правила оформления гарантийного письма соответствуют общим правилам оформления .

Гарантийное письмо о выполнении работ - документ деловой переписки, содержащий обещание юридического или физического лица (группы лиц) выполнить определённые работы к конкретному сроку (или срокам, если работы проводятся и сдаются поэтапно).

Образец гарантийного письма о выполнении работ

Избежать ошибок в бухгалтерском учете поможет сервис . Оцените, насколько он удобен. Первый месяц использования - в подарок.

Как написать гарантийное письмо о выполнении работ

Подобные письма чаще составляются в ситуации, когда оплата за работы (частично или полностью) произведена, а к сроку их выполнить не успевают. Для того, чтобы уверить заказчика работ в своей добропорядочности и ответственности, исполнитель работ составляет гарантийное письмо.

Гарантийное письмо на выполнение работ также может составляться перед заключением договора оказания услуг/выполнения работ . В этом случае в гарантийном письме могут подробно перечисляться виды работ и сроки, к которым эти работы должны быть завершены.

Кроме обещания выполнить указанные работы, исполнитель может также гарантировать их определённое качество - например, согласно ГОСТа или СНиПа.

Форма гарантийного письма о выполнении работ содержит:

• реквизиты организации-составителя письма (если письмо составляется не на фирменном бланке предприятия или физическим лицом);
• название организации-адресата, ФИО и должность её руководителя;
• исходящий номер и дату написания;
• собственно текст письма: «Настоящим письмом гарантируем выполнение (перечисление видов работ) на объекте (адрес объекта) на основании (документ, подтверждающий правомочность сделки - договор подряда, например - его номер и дату составления);
• подпись с расшифровкой директора организации, заверенная печатью.

Оно является подтверждением обязательств по отношению к другому лицу. В большинстве случаев такая документация выдается непосредственно руководителем организации. Исключение — подпись ставит доверенное лицо, которое имеет право на такое действие. Среди преимуществ использования гарантийных писем можно выделить:

• составление в соответствии с действующими в России деловыми стандартами;
• подтверждение серьезных намерений и ответственного отношения отправителя;
• возможность дополнить документ в зависимости от конкретных условий сделки;
• нет необходимости обязательного оформления двухстороннего соглашения;
• судебная практика учитывает этот документ в качестве доказательной базы.

Гарантийное письмо — один из видов служебной переписки между предприятиями, индивидуальными предпринимателями. Такой документ составляется в официальном стиле. Использование жаргона, разговорных выражений запрещено. Еще одна особенность — оформление допустимо только на одной странице листа А4.

Какие виды документа бывают

Оформление гарантийного письма необходимо в тех ситуациях, когда одна из сторон гарантирует оплату продукции, работ, оказанных услуг, аренды и т.д. Составление такого документа может потребоваться, когда один из участников коммерческих отношений не уверен, что достигнутые ранее договоренности будут выполнены в установленном объеме и в нужный срок. Рассмотрим наиболее распространенные виды гарантийных писем:

• об оплате задолженности за продукцию. В документе отмечаются обязательства, их объем, срок, в течение которого долг будет погашен;
• гарантия поставки товаров или оказания услуг. Поставщик указывает период передачи продукции, ее количество, характеристики;
• предоставление юридического адреса. Документ оформляется, например, владельцем помещения по просьбе арендатора;
• о приеме на работу иностранца. Гарантийное письмо, например, следует оформить при трудоустройстве иностранного гражданина, если этого требует миграционная служба.

Документ, который относится к деловой переписке, необходимо оформлять на фирменном бланке организации. Также он может быть составлен в свободной форме для любых видов отношений между юридическими или физическими лицами. Пока законодательство страны не содержит понятие «гарантийное письмо», но судебная практика с применением такого доказательства есть.

Правила оформления

Краткость, конкретные данные, деловой стиль — требования, которые необходимо учитывать при составлении гарантийного письма. Обязательно использовать достоверную информацию, употреблять слова «обязуемся», «гарантируем» и т.д. Документ должен содержать реквизиты сторон — наименование организации или имя физического лица, информацию об адресате, а также:

• дату составления документа, его исходящий номер;
• основное содержание (в чем заключаются обязательства);
• данные о лице, которое ставит подпись;
• печать предприятия.

Передать адресату гарантийное письмо можно лично, обратившись к руководству или заверив документ у секретаря. Еще один способ — отправить через почту заказным письмом с описью вложения. Пользуется популярностью такой метод, как передача гарантийного письма посредством электронной почты. В оговоренный срок отправитель предоставляет оригинал. Гарантийное письмо — элемент деловой переписки, который активно используется современным бизнесом. Оформление документа не вызывает сложностей.

Главное правило — грамотный русский язык и изложение фактов, на которые предоставляется гарантия. Такой вид документации можно применять для урегулирования взаимоотношений между предприятиями, использовать физическим лицам. Ограничений в законе нет.